Finance & HR Manager (m/w/d)

WAIYS ist ein norwegisch-deutsches AI-SaaS-Unternehmen, das fortschrittliche künstliche Intelligenz für die Immobilienbranche praxistauglich macht. Wir starten gerade in eine spannende Scale-up-Phase und suchen eine:n Finance & HR Manager:in mit Hands-on-Mentalität, die unsere zentralen Finanz-, Personal- und Verwaltungsprozesse in beiden Ländern zuverlässig am Laufen hält.

Wir suchen eine erfahrene, strukturierte und pragmatische Person, die gerne die Verantwortung für die tägliche Finanz- und Personaladministration in einem schnell wachsenden internationalen Unternehmen übernimmt.

Deine Mission: Du sorgst dafür, dass unsere Finanz- und HR-Prozesse in Deutschland und Norwegen korrekt, rechtskonform, gut organisiert und verlässlich geführt werden, mit sauberen Schnittstellen zu unseren externen Buchhaltungs- und Steuerberater:innen.

In dieser Rolle arbeitest du eng mit dem CFO, dem Management-Team, unseren Mitarbeitenden und externen Berater:innen in Deutschland und Norwegen zusammen. Du verbindest die operative Buchhaltungsvorbereitung mit Lohnabrechnung und Personaladministration, Einkauf und allgemeiner Unternehmensverwaltung.

Die Rolle ist als Teilzeitstelle mit 30 Wochenstunden angelegt. Wenn du zusätzliche Kompetenzen mitbringst, die über die Kernrolle hinaus Mehrwert schaffen, ist auch eine Vollzeitstelle möglich. Das können zum Beispiel Software-Pricing-Management, die Gestaltung von Kontenplänen für internationale SaaS-Strukturen, Compliance und Governance oder CFO-Erfahrung in Norwegen oder Deutschland sein.

Deine Aufgaben

Finanzen & Buchhaltung

• Du bereitest die laufende Buchhaltung der deutschen Gesellschaft nach HGB vor und übergibst vollständige, saubere Unterlagen an unsere Steuerberatung

• Du betreust und bereitest Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Bankbuchungen, Spesenbelege, Abstimmungen sowie die Unterlagen für Monats- und Jahresabschlüsse vor

• Du bereitest die Buchhaltung und Finanzadministration unserer norwegischen Gesellschaft vor und stimmst dich eng mit dem CEO sowie unseren norwegischen Buchhaltungs- und Beratungspartnern ab

HR & Lohnabrechnung

• Du verantwortest die Personaladministration für Mitarbeitende in Deutschland und Norwegen, darunter Verträge, Personalakten, Onboarding, Offboarding, Abwesenheiten und weitere Dokumentation entlang des Employee Lifecycle

• Du führst die monatliche deutsche Lohn- und Gehaltsabrechnung in Personio durch, pflegst abrechnungsrelevante Stammdaten und stellst sicher, dass alle Eingaben vollständig, korrekt und aktuell sind

• Du prüfst die Abrechnungsergebnisse, kümmerst dich um abrechnungsbezogene Rückfragen und bist interne Ansprechperson für administrative HR- und Payroll-Themen; bei Bedarf stimmst du dich mit Behörden und externen Berater:innen ab

• Du sorgst für eine klare und verlässliche HR-Dokumentation und entwickelst praxisnahe HR-Prozesse mit dem Wachstum des Unternehmens weiter

Administration, Einkauf & Office Operations

• Du unterstützt die allgemeine Unternehmensverwaltung, das Dokumentenmanagement, die Koordination von Dienstleistern und wiederkehrende operative Aufgaben

• Du koordinierst Einkauf und Beschaffung, einschließlich Bestellungen, Lieferantenkommunikation, Dokumentation und Rechnungsnachverfolgung

• Du unterstützt die Verwaltung von Verträgen und Abonnements und trägst dazu bei, interne Verwaltungsprozesse strukturiert und transparent zu halten

Länderübergreifende Zusammenarbeit & Verantwortung

• Du arbeitest eigenständig für unsere deutsche GmbH und unsere norwegische AS und hältst Finanz-, HR- und Verwaltungsthemen zwischen beiden Gesellschaften abgestimmt

• Du arbeitest eng mit dem CFO, dem Management-Team sowie externen Buchhalter:innen, Steuerberater:innen und weiteren relevanten Partnern zusammen

• Du erkennst Lücken, verbesserst Routinen und übernimmst Verantwortung dafür, wiederkehrende Prozesse einfacher, verlässlicher und skalierbar zu gestalten

Das bringst du mit

• Mehrjährige praktische Erfahrung in der Buchhaltung, Finanzadministration oder einer vergleichbaren Rolle im Rechnungswesen

• Fundierte Kenntnisse der deutschen Buchhaltung und der HGB-Anforderungen sowie die Fähigkeit, die Buchhaltung eigenständig für die Steuerberatung vorzubereiten

• Praktische Kenntnisse in der deutschen Lohn- und Gehaltsabrechnung, mit genug Erfahrung, um Abrechnungsprozesse in einem digitalen Payroll-System sicher zu steuern und zu prüfen

• Eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein

• Sicherheit darin, eigenständig zu arbeiten und dich gleichzeitig eng mit externen Berater:innen und internen Stakeholdern abzustimmen

• Freude an thematischer Vielfalt, von Buchhaltung und Lohnabrechnung bis hin zu HR, Einkauf und Administration

• Ausgeprägte digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit Buchhaltungs-, HR- und Office-Software sowie Tabellenkalkulation

• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

• Eine pragmatische Denkweise und die Bereitschaft, Prozesse in einem wachsenden Unternehmen aufzubauen und zu verbessern

Ein großes Plus:

• Erfahrung mit norwegischer Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Personaladministration

• Erfahrung in einem Startup, Scale-up oder einem anderen dynamischen internationalen Umfeld

• Erfahrung mit Personio Payroll oder einem anderen digitalen Payroll-System

• Erfahrung im Einkauf oder in der allgemeinen kaufmännischen Verwaltung

Was dich bei WAIYS erwartet

Wir sind ein unabhängiges Startup mit viel Raum, um zu wachsen, aufzubauen und von Grund auf mitzugestalten. Du arbeitest in einem internationalen Team, in dem Klarheit, Zusammenarbeit, Eigenverantwortung und praktische Lösungen zählen.

Was wir dir bieten

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Rolle im Zentrum unserer deutsch-norwegischen Unternehmensprozesse

• Enge Zusammenarbeit mit dem CFO, dem Management-Team und externen Finanz- und Steuerberater:innen in Norwegen und Deutschland

• Eine Teilzeitstelle mit 30 Wochenstunden und flexibel gestaltbaren Arbeitszeiten

• Die Möglichkeit, die Rolle auf Vollzeit auszubauen, wenn du zusätzliche Kompetenzen mitbringst und weitere Verantwortung übernehmen möchtest

• Viel Gestaltungsfreiraum, um Finanz-, HR- und Verwaltungsprozesse zu verbessern und sie fit für unser Wachstum zu machen

• Hybrides/Remote-Arbeiten innerhalb Norwegens oder Deutschlands; wenn du in Dresden lebst, kannst du auch in unserem Büro vor Ort arbeiten

• Ein internationales Team, das an praxisnaher KI für die Immobilienbranche arbeitet

WAIYS – Simplify AI for Real Estate

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